Não Conformidade Recorrente na ISO/IEC 17025: Como Resolver de Vez

Sua equipe corrige a não conformidade, a acreditação segue, todo mundo respira aliviado. Um ou dois ciclos depois, o mesmo apontamento reaparece — às vezes com outras palavras, mas é o mesmo problema.

Se isso já aconteceu no seu laboratório, o problema não é falta de esforço da equipe. É que a correção resolveu o sintoma, não a causa.

O que realmente acontece quando uma não conformidade "volta"

Na ISO/IEC 17025, uma não conformidade é o não atendimento a um requisito da norma ou do próprio sistema de gestão do laboratório. Até aqui, nenhuma novidade.

O que poucos laboratórios enxergam é a diferença entre dois tipos de resposta a esse apontamento:

• Correção: resolve o caso específico. Um equipamento estava fora do prazo de calibração? Calibra. Um registro estava incompleto? Preenche.

• Ação corretiva: investiga por que aquilo aconteceu e ataca a causa raiz, para que o mesmo tipo de falha não se repita em outro equipamento, outro analista ou outro ciclo.

A maioria dos laboratórios faz a primeira e chama de segunda. O apontamento "some" da não conformidade em aberto, mas a fragilidade que gerou o problema continua ativa no sistema. Na próxima avaliação, ela aparece de novo — às vezes disfarçada em outro requisito.

Exemplos práticos de como isso se repete

Calibração vencida. O laboratório corrige o equipamento apontado, mas não revisa o processo de controle de prazos como um todo. Seis meses depois, é outro equipamento com o mesmo problema.

Registro incompleto ou rasurado. A equipe recebe uma orientação verbal para "preencher direito". Sem revisão do formulário, do treinamento ou da rotina de conferência, o erro volta com outro analista.

Procedimento desatualizado em relação à prática real. O documento é ajustado às pressas antes da avaliação, mas a rotina do laboratório não muda. Na prática, ninguém segue o procedimento revisado, e a próxima auditoria interna — ou avaliação externa — encontra a mesma divergência.

Competência da equipe. Um analista recebe treinamento pontual depois de um erro técnico. Sem um programa estruturado de formação e avaliação de competência, o problema reaparece quando outro colaborador assume a mesma atividade.

Os erros mais frequentes no tratamento de não conformidades

• Tratar o apontamento como um problema isolado, e não como um sintoma do sistema de gestão.

• Não formalizar um plano de ação com responsável, prazo e critério de verificação.

• Pular a etapa de análise de causa raiz por pressa em fechar o apontamento antes da avaliação.

• Verificar a correção, mas nunca verificar a eficácia da ação corretiva depois de um tempo.

• Não repetir o mesmo verificação nas auditorias internas seguintes, perdendo a chance de flagrar a recorrência antes do avaliador externo.

• Deixar o tratamento de não conformidades concentrado em uma única pessoa, o que faz o conhecimento do problema se perder quando essa pessoa está ausente ou sobrecarregada.
  

Como reduzir a recorrência de forma estruturada

1. Separe correção de ação corretiva no seu registro. O laboratório precisa deixar explícito, para cada não conformidade, o que foi feito para resolver o caso pontual e o que foi feito para atacar a causa.

2. Use uma metodologia simples de causa raiz. Não precisa ser complexo — perguntar "por que isso aconteceu" três ou quatro vezes seguidas já revela, na maioria dos casos, se a causa é falha de processo, de treinamento, de recurso ou de supervisão.

3. Formalize plano de ação com responsável e prazo. Sem isso, a ação corretiva fica no discurso e não vira rotina.

4. Programe verificação de eficácia. Volte ao ponto tratado depois de um período definido e confirme se o problema realmente não voltou — não apenas se o registro foi fechado.

5. Use a auditoria interna para testar a recorrência. O papel da auditoria interna não é só cumprir um requisito da norma. É a chance do laboratório encontrar o problema antes do avaliador externo.

6. Tire o tratamento de não conformidades da cabeça de uma única pessoa. Quando o conhecimento sobre "o que já deu errado e por quê" está distribuído no sistema de gestão — e não apenas na memória de quem sempre resolveu isso —, a recorrência cai de forma consistente.

Não conformidade recorrente é sinal de sistema, não de descuido

Quando o mesmo apontamento volta, o problema raramente é a competência técnica da equipe. É a ausência de um processo estruturado para investigar causa, formalizar ação e verificar resultado — e é exatamente esse tipo de fragilidade que compromete a manutenção da acreditação a médio prazo.

A Lince atua há 18 anos com laboratórios de ensaio e calibração no tratamento de não conformidades, revisão documental e auditorias internas, com direção técnica de Maria Helena Savino. Se o seu laboratório enfrenta apontamentos que insistem em voltar, uma consultoria pode identificar a causa raiz do problema e estruturar um plano de ação que resolve de fato — e sua equipe também pode ser capacitada para conduzir esse processo internamente através da nossa formação de Auditores Internos.